We kennen allemaal wel het moment waarop we feedback willen geven, maar één verkeerd woord kan de hele boodschap ondermijnen. De ontvanger vat dat ene woordje persoonlijk op, waardoor de kern van de feedback verloren gaat. Dit is zowel vervelend voor degene die de feedback geeft als voor degene die het ontvangt.
Daarom is een cultuur van constructieve feedback essentieel. Het draagt bij aan de ontwikkeling van medewerkers en versterkt de communicatie binnen jouw organisatie of team. Iedereen wil graag groeien, en het leren geven en ontvangen van feedback speelt hierbij een essentiële rol. Leiders die verandering en groei willen stimuleren, creëren een omgeving waarin medewerkers zich kwetsbaar durven op te stellen. Dit leidt tot een open werkcultuur waarin feedback wordt gezien als een waardevol hulpmiddel voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. In dit artikel leggen we je de belangrijkste punten van het geven van feedback uit.
Kwetsbaarheid en betrokkenheid
Kwetsbaarheid is de kern van een effectief feedbackproces. Of je nu feedback geeft, ontvangt of vraagt, openheid over onzekerheden en het delen van oprechte ervaringen zorgt voor een cultuur van vertrouwen. Deze kwetsbaarheid gaat gepaard met gevoelens van onzekerheid en risico’s, maar ervaren medewerkers weten dat deze gevoelens normaal zijn en dat ze de moeite waard zijn. Omgaan met feedback betekent soms ongemak, maar het herinnert ons eraan dat we allemaal leren en groeien. Onze natuurlijke reactie bij feedback is soms:
- Wie denk je wel dat je bent om dat te zeggen?
- Ja, maar zo doe ik het altijd; dat past nu eenmaal bij mij.
- Ja, maar klopt het eigenlijk wel wat je zegt?
Deze reacties zijn herkenbaar voor velen, maar dragen niet bij aan groei en ontwikkeling. Om echt te kunnen groeien en ontwikkelen, is het belangrijk dat niet alleen medewerkers, maar ook leiders een open houding aannemen ten opzichte van feedback. Daarom vraagt een feedbackcultuur om leiders die niet alleen feedback geven, maar ook actief feedback vragen. Dit geeft het goede voorbeeld en normaliseert het proces, waardoor medewerkers zien dat het oké is om kritisch naar zichzelf te kijken. Door samen te zoeken naar verbeterpunten, vervaagt de spanning en groeit het vertrouwen in het team. Wanneer leidinggevenden openstaan voor feedback, creëert dat een omgeving waarin iedereen zich comfortabel voelt om constructieve feedback te delen.
Effectieve feedback volgens het drieslagmodel
Maar hoe geef je nu de beste feedback? Voor effectieve feedback kun je het drieslagmodel gebruiken, wat bestaat uit drie eenvoudige stappen:
-
- Kies een passend moment en toon empathie: Let op de timing en toon respect voor de gevoelens van de ander.
- Benoem feiten – vermijd suggestieve of oordelende uitspraken en geef objectieve feedback op basis van wat je hebt waargenomen.
- Gebruik ‘ik’-boodschappen: Formuleer de feedback vanuit jouw ervaring, bijvoorbeeld “Ik merk dat…” in plaats van “Jij doet altijd…”
- Geef het effect aan – leg uit wat de gevolgen van de waargenomen feiten zijn.
- Sluit af met een compliment en een verbeterpunt – benadruk een positief aspect, geef een verbeterpunt en vraag of de ander ideeën heeft voor verbetering. Zo wordt feedback tweerichtingsverkeer en bevorder je eigenaarschap.
Checklist voor betrokken feedback
Naast de vorige genoemde stappen is de houding die je aanneemt en hoe je betrokkenheid toont bijna net zo belangrijk. Betrokkenheid is essentieel voor waardevolle feedback. Gebruik deze checklist om te zorgen dat jouw feedback niet alleen duidelijk, maar ook betrokken en respectvol overkomt:
-
- Sta naast elkaar in plaats van tegenover elkaar – creëer een gesprek in plaats van een confrontatie.
- Luister en stel vragen – geef de ander de ruimte om het probleem vanuit zijn of haar perspectief toe te lichten.
- Richt je op gedrag, niet op de persoon, en voorkom dat iemand zich aangevallen of beschaamd voelt.
- Erken de positieve punten – geef ook aandacht aan wat goed gaat, niet alleen aan verbeterpunten.
- Gebruik sterke punten om zwakke punten te verbeteren en benadruk mogelijkheden voor groei.
- Waardering tonen – bedank de persoon oprecht voor de inzet en bijdrage.
- Zoek gezamenlijk naar oplossingen – denk samen na over hoe het probleem aangepakt kan worden.
- Verantwoordelijkheid nemen voor je eigen aandeel in de situatie.
- Bespreek verbeteropties en geef ruimte voor groei.
- Geef de kwetsbaarheid terug – toon dezelfde openheid die je van de ander verwacht.
Voorbeeld feedback geven
“Bedankt dat je even de tijd neemt om dit door te spreken. Ik wil iets met je delen over het projectrapport van vorige week. Ik heb gemerkt dat het rapport later binnenkwam dan de deadline die we hadden afgesproken, en dat had invloed op de planning van ons team. Doordat het rapport later was, moesten andere teamleden wachten om hun deel van het werk te kunnen doen, waardoor de planning onder druk kwam te staan.
Ik waardeer echt je aandacht voor detail in je werk en weet dat je een waardevolle bijdrage levert aan het team. Laten we samen kijken hoe we ervoor kunnen zorgen dat de deadlines in de toekomst haalbaar blijven. Denk je dat er iets is waar ik je bij kan ondersteunen om dit makkelijker te maken?”
Door deze aanpak wordt de feedback op een open en ondersteunende manier gegeven, waarbij zowel waardering als verbeterpunten aan bod komen.
Feedback integreren in dagelijkse processen
Om feedback een vast onderdeel te maken van de werkwijze, kun je feedbackrondes inplannen na meetings, presentaties of brainstormsessies. Laat bijvoorbeeld aan het eind van een sessie alle deelnemers drie sterke punten en één verbeterpunt benoemen. Zo versterk je de betrokkenheid en krijgen medewerkers concrete, positieve suggesties voor verdere ontwikkeling.
Benieuwd naar onze aanpak? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek via work@letsrecruit.nl of bel naar 0172-576642.